Вече минаха почти девет месеца, откакто стартирах своя бизнес и искам да споделя с вас какво се случи досега, и какви са идеите и задачите за в бъдеще. Въпреки че, още преди да напусна работа знаех, че в планирането и автоматизацията на дейностите се крие ключът към успеха, през изминалите месеци се занимавах повече с оперативна работа и съвсем малко със задачи, свързани с бъдещето на бизнеса. Сега основният въпрос, който си задавам е „Какво имам всъщност: по-готина работа или бизнес система?” За съжаление, отговорът е първото.

В Мисия „Предприемач” – месец първи ви разказах за двама предприемачи, които бяха поели различни пътища в развитието на своя бизнес. Първата дама (детски фотограф) правеше всичко сама и контролираше всеки аспект от бизнеса си, докато вторият (собственик на сватбена агенция) беше превърнал дейността си в добре функционираща система. Осем месеца след този материал, аз съм по-скоро в положението на дамата от историята.

През този период организирах един цялостен курс по лични финанси „Какво не ни казва Кийосаки?”, един двудневен курс във Варна, Академия СтартБизнес.bg (която върви в момента), двудневен курс по лични финанси в една IT фирма (Mentor Mate), двудневен курс по стартиране на бизнес в M3 College, направих десетки безплатни лекции и презентации, организирахме всеки месец Клуб на инвеститора и дадох много интервюта за различни медии, т.е. имах готина работа и можех сам да си определям приоритетите и с кой да работя и с кой – не.

Това, обаче, не е бизнес. Има много определения що е това успешен бизнес, но това, което на мен ми допада най-много е, че ако шест месеца не ходиш в офиса и не отговаряш на служебни имейли и телефони, и когато се върнеш след това, всичко е наред и функционира нормално, значи имаш истински бизнес. Ако нищо не е останало или печалбите са намалели, ти имаш просто работа. Да, хубава, но работа.

Защо се получи така?

Всъщност въпросът „Защо стана така?” не е толкова важен, защото с него се търсят виновни за дадена ситуация, но за да е полезен за вас моя опит, ще ви отговоря. Първите месеци са критични за всеки нов бизнес и е добре (според мен и опита ми) повечето неща да се движат от основателя или съдружниците. Така стана и при мен – аз организирах обученията, правех рекламни материали, издавах фактури, плащах за различни неща, водех лекциите и всичко, което се сетите. Защо ли? Ами, за да знам как става.

Сега съм основно сам (въпреки че много хора ми помагат и скоро ще ви ги представя), но когато се назначат служители или когато работя с различни партньори, това знание за това как стават нещата ще е безценно. От моя опит в корпоративния свят ще ви кажа, че една от най-кофти ситуациите е когато шефът не знае какво правят неговите служители (и от гордост да не иска да пита). Тогава те лесно го „манипулират”. В една от фирмите, където работех назначиха една дама за мениджър на отдел. Тя не познаваше дейността на екипа, защото беше станала шеф за други заслуги. И така, дамата не „закачаше” много служителите, защото не знаеше какво точно правят, а единствената „жертва” беше нов колега, който ѝ изпълняваше безсмислените „заповеди”.

И така, вече знам „как стават нещата”, но те запълват 85% от времето ми и постепенно трябва или да ги делегирам, или да автоматизирам процесите. Това, обаче, не е толкова лесно. От предприемачи с доста дълъг стаж (над 10 години) разбрах, че и в момента, те са основната движеща сила в техния бизнес и нещата няма да вървят без тях. Основната причина, която изтъкват, е липсата на качествени служители и мениджъри, които да поемат техните задачи. И не си мислете, че става въпрос само за малък бизнес. Дори големи за нашите мащаби компании се управляват като „Плод и зеленчук”, т.е. собственика идва сутрин на работа и разпределя задачите, подписва всички документи и накрая контролира изпълнението.

Аз не искам да съм в това положение. Да, може няколко години да съм „човекът-оркестър”, но постепенно искам да изляза от оперативната част на бизнеса и да вземам само решения за неговото развитие, а не колко да глобим чистачката – 50 или 60 лева (реален случай решен от собственика на голяма БГ компания). Но как да стане?

Какъв искам да стана?

Преди да отговорим как да стане нещо, трябва да ви кажа каква е целта, нали? Тя е да помогна на колкото се може повече хора да управляват по-добре парите и бизнеса си, и сами да определят бъдещето си, а да не са „жертви”. Личната ми цел е скромна – да съм финансово независим до 5 години и да изградя стабилна бизнес система, която може да работи и без мен.

За пример съм взел това, което е изградил Робърт Кийосаки. Тук не говоря само за книгите, а за целия бизнес модел на Богатия татко. Той е стартирал от различни лекции и обучения, след това е написал книга и е направил играта Потоци пари, които са го направили експерт в това, което прави. Сега, The Rich Dad Company има много и разнообразни дейности, като издаване на книги, коучинг, организиране на събития, консултации, радио, онлайн игри и много други. И в момента може да се консултирате лично с Робърт Кийосаки и неговите съветници, но това ще ви струва няколко милиона долара. Или накратко – искам да направя това, което е направил той. Не знам дали ще мога да постигна същите размери, но не ми пречи да опитам. Не е задължително да предлагам същите продукти и услуги, а да копирам бизнес модела му.

Е, как да стане, тогава?

Ще започна отначало. Зададох си въпроса „Кои процеси само аз мога да ги върша?”. Оказа се, че са само 3: писане на статии, водене на лекции и лични консултации. Разбира се, може и друг да ги прави, но поне в началото е хубаво аз лично да се заема с тях с тенденцията цената им да се увеличава или да станат платени (статии). Сега, те заемат не повече от 15% от времето ми.

А какво да правя с останалите 85%? Тук се включват работа със социални мрежи, имейл кореспонденция, организиране на събития, издаване на фактури, следене на паричните потоци и други. Аз вече го написах – делегиране и автоматизация. Да започнем с прехвърлянето на част от задачите. Все още бизнесът е не е достатъчно голям, за да има служители. Хората, с които работя са на процент от печалбата за даден проект. И това, според мен, е най-добрият начин за сътрудничество. Всеки знае какво дава и какво получава.

Вторият начин е автоматизацията на процесите. Това означава постепенно това, което се върши от човек, да се прави от различен софтуер. Пример за това е издаването на фактури, следене на плащания и закъснение при преводите. Работата със социалните мрежи също може да се автоматизира, както и публикуването на материали в сайта. Тук намирам много вдъхновение и съвети от Христо Стоянов и lifehack.bg. Това, което не съм направил още е автоматизирането на имейл маркетинга ми.

Процесите са в основата

Преди, обаче, да делегирам и автоматизирам трябва да създам и разпиша важните процеси. Хубаво е да започнем от процеса по продажба, т.е. как нашият бизнес генерира пари. За начало, вземете един бял лист или отворете текстов редактор и започнете да пишете стъпка по стъпка какви стъпки включва вашият продажбен процес. След това може да пренесете тези стъпки в диаграма, чеклист или в удобен за вас формат. Така направете и с останалите процеси. Това описание ще ви помага, освен да не забравите нещо, и да го давате на новите служители, за да сте сигурни, че всяко нещо се прави по един и същ начин, независимо от това кой го прави. Разбира се, написаното трябва да се актуализира, ако нещо в процеса се промени.

И така, вече имате описани важните за вас процеси. Вече може да приложите в диаграмите или флоучартовете кои стъпки от кой се правят и къде са автоматизирани, т.е. участва програма, а не хора. Добре, сега се отпуснете. Свършихте добра работа и поставихте основите на вашата бизнес система. А искате ли да спестите още малко време и да контролирате лесно какво се случва с бизнеса?

„Как да контролираме бизнеса” за начинаещи

За тази цел ще трябва да определим кои за нас са най-важните стъпки от всеки процес, в които може да загубим пари, активи или клиенти. Това са например плащанията от клиенти по банков път. Искате да си ги получите навреме, нали? Затова на тази стъпка трябва да сложите контролен механизъм. Такъв е да се изпраща автоматично съобщения на клиента при 3 дни закъснение, например, и да се генерира доклад на 5-тия ден, за да му позвъните по телефона. Ако имате служител, който отговаря за това, може да преглеждате веднъж на месец доклад със сроковете, в които клиентите са погасили задълженията си. Така с един поглед може да видите кои са „лошите” ви клиенти и как се е справил вашия служител.

Тези контролни механизми ни помагат да предотвратим или да видим отклонения от установените процеси, а и не рядко – да ни спестят пари от кражба на пари и активи. Замислете се. Вие, всеки ден сте контролирани – от началото на работното време (при влизането с магнитна карта), въвеждането на личната парола, действията в софтуера, до напускането на работното ви място. Ако ги нямаше тези контроли, дори най-голямата фирма би фалирала.

Съвкупността от всички контролни механизми представяла вътрешния контрол във вашата фирма. Добре изградените системи ви гарантират, че всичко се случва както трябва, дори без вашето участие и ви спестява време. Вместо да контролирате всичко непрекъснато, само за един час на седмица може да видите отклоненията (ако има). Изграждането на стабилна и работеща система за вътрешен контрол не е лесно и бързо, но си струва. Аз съм го правил в продължение на повече от 9 години като вътрешен и външен одитор. С моята работа и тази на екипа сме спестили стотици хиляди (дори милиони) левове на компаниите от изтичането на пари под различни форми.

Това беше миналото, настоящето и бъдещето на моя бизнес. Ще се радвам да споделите как вие сте преодолели този начален етап и сте изградили стабилна бизнес система, която може да работи и без вашето присъствие или защо не сте успели.