През последните две години едно от направленията, по които работя, е да помагам на малки и средни фирми да положат стабилни основи на бизнеса си, да изградят ефективни процеси и да го превърнат в истинска система, която може да работи без тях. Един от най-големите проблеми, който забелязвам веднага е, че никой не се занимава с финансите на фирмата (а само със счетоводството, което е много различно). Резултатът е лошо управление на средствата от продажбите, застой на бизнеса, а често и фалит. В това кратко ръководство ще ви разкажа как да управлявате ефективно финансите на фирмата с минимални усилия.

Какво е малка и семейна фирма?

Преди да преминем към финансите, нека погледнем какво точно е малка и семейна фирма. Според статистиката на Изпълнителна агенция за насърчаване на малките и средните предприятия, над 99% от всички регистрирани бизнеси у нас са малки (под 10 души персонал и под 3,900,000 лева годишен оборот или активи, като законодателството у нас дори ги нарича „микро“). Те са основният двигател на икономиката не само у нас, а и в цяла Европа и всички развити страни. Също така, над 75% от всички работещи у нас са заети в малки и средни предприятия, като над 600,000 българи работят за малки бизнеси.

Открих интересен факт, който е показателен за всички тези фирми – в тях работят средно 2-ма човека и това не се е променило през последните 7 години. Няма статистика, но може да предположим, че това са само собствениците или предприемачът и един служител. В същото време, тези малки и семейни бизнеси най-бавно растат, имат най-ниска производителност и осигуряват най-ниски доходи на един зает. Докладът не дава ясни изводи за всичко това, но моят опит показва, че основните причини са две: липса на изградена бизнес система и лошо управление на финансите. Ако ти имаш малка или семейна фирма, или работиш в такава, това кратко ръководство е за теб.

Каква е разликата между счетоводство и финанси?

Много често когато попитам предприемачи кой в тяхната фирма се занимава с финансите, те ми отговарят, че си имат счетоводител и той „им движи нещата“. Всъщност, има огромна разлика между тези две дейности в една фирма. На шега може да кажем, че най-важното нещо за счетоводителя е активът да се равнява на пасива, и не го интересува дали дружеството е на печалба или не, докато за финансиста най-важна е печалбата и изобщо не се интересува дали актива на баланса се равнява на пасива.

Основната задача на счетоводството на една фирма е дейността й и нейните документи да са съобразени със законите в съответната страна. На практика, това означава, че всички фактури, отчети, данъчни декларации, осигуровки, амортизации, командировъчни, отпуски и всички останали документи трябва да са изготвени съгласно определени изисквания. Ако това не е така, държавата и нейните органи могат да ни глобят. Всичко това е задължение на счетоводството на фирмата. Това е много важна дейност, защото нормативните актове и разпоредбите у нас са едни от най-динамичните и почти всеки месец има някаква промяна.

Аз съм завършил „Счетоводство и контрол“ и имам необходимия опит да си водя сам счетоводството на моите фирми, но въпреки това не го правя, защото ще ми отнема много време да се запознавам с всички изисквания на държавните органи. Препоръчвам ви да си намерите много добър счетоводител, който да се занимава всичко да е наред в тази област от вашия бизнес.

Финансите на една фирма са всички дейности, които помагат да се увеличат приходите, да се намалят разходите и да се максимизира печалбата. Те се свързани с такива задачи като ценообразуване, срокове за плащане, определяне на себестойност, маржове на печалба, парични потоци, норма на възвращаемост, равновесна точка на продажби, отстъпки и много други. Има и бизнеси, които се провалят заради лоши счетоводители (непосилни глоби от НАП, например), но те са нищожна част от фирмите, които фалират (или бавно умират) поради липса на специалист, който да се занимава с финансите им.

Кои термини от финансите трябва да познаваме и да правим разлика между тях?

За мен е необяснимо, че собственици на бизнес с доста години опит, не разбират основни финансови термини. Може неща, които ще напиша в тази част от ръководството да са ви познати, но няма да е излишно да си ги припомните или да започнете да следите по-внимателно отделните показатели.

И така, има съществена разлика между приходите и печалбата на една фирма. Приходите (или оборота) са количеството на продадените стоки и услуги умножени по тяхната цена. Ако една фирма е продала 300 артикула по 50 лева, оборотът за месеца ще е 15,000 лева. След като се извади себестойността на тези стоки, както и всички разходи, се получава чистата печалба на фирмата (брутната е само приходите-себестойността).

За да стане още по-ясно, нека го видим в табличен вид с примерни данни:

Мисля, че вече стана ясно кое какво е. Да продължим с останалите неща. В себестойността на стоките и услугите се включват всички разходи за тяхното производство, закупуване, транспорт и други, за достигането им до клиентите. Например, ако се занимаваме с търговия, в себестойността ще се включат само покупната цена и транспорта до нашия магазин или склад.

Фиксираните разходи като ток, вода, счетоводство, заплати и други не зависят от обема на продадените стоки и услуги. Независимо дали ще продадем 100 артикула или само 5, заплатите и останалите разходи си вървят. Това е основната разлика със себестойността, която зависи от обема на продажбите.

Брутен марж се получава, когато разделим брутната печалба на общите приходи и го умножим по 100, за да се получи процент. Това е един от важните показатели в бизнеса, като в нашия пример той е 60%.

Нетен марж е още по-точен показател как се развива фирмата ни, защото освен себестойността, тук се включват и фиксираните разходи. Изчислява се по същия начин, като се замества брутната с чистата печалба. Резултатът е 29% или с други думи на всеки 100 лева продажби, нашата чиста печалба е 29 лева, което изобщо не е лошо.

Какви отчети ни трябват, за да организираме финансите си?

Има много форми и отчети, които може да използваме при управлението на финансите на фирмата, но основните са 3 – отчет за приходите и разходите, баланс и отчет за паричните потоци.

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Той изглежда по същия начин, както в предишния пример – има приходи, себестойност, разходи и печалба. Добре е да си водим текущо този отчет, т.е. така да направим нещата, че всеки ден да имаме информация за основните позиции в него. Разбира се, много от плащанията са месечни и най-вярна информация ще може да ползваме в края на месеца, но все пак е препоръчително да следим нещата ежедневно. Добър анализ може да направим с една графика, която показва приходите, себестойността, брутната печалба, отделните разходи и чистата печалба по месеци. Резките ръстове и спадове ще ни дадат добра основа за нужни промени и сезонност на бизнеса.

Баланс

В него са събрани всички активи на фирмата и нейните пасиви (източници). В актива на баланса са неща като машини, транспортни средства, налични стоки, вземания от клиенти, пари в брой, по банкови сметки и други. От дясно стоят пасивите и те могат да бъдат – банкови заеми, лизинги, задължения и други. Тук е и капитала на фирмата, както и натрупаната печалба и резерви.

За разлика от ОПР, който показва данните за определен период, то балансът е „снимка“ на текущото състояние на една фирма. За бизнеси, които имат висок процент на вземания от клиенти или задължения към доставчици, работят предимно със заемни средства, и в производствени фирми, балансът и неговото следене през известен период от време (всеки месец, на тримесечие или на 6 месеца) е ключова дейност, която носи много ползи и може да предотврати сериозни загуби.

Отчет за паричните потоци (ОПП)

Не винаги моментът на продажбата или покупката съвпада с реалното прехвърляне на парични средства. За да не се окаже, че в даден момент нямаме пари, с които да покрием дадено задължение или имаме голямо количество пари в брой, които не са вкарани в оперативния бизнес, е добре да следим бъдещите ни парични потоци и да ги прогнозираме, доколкото е възможно. Може да се използва тази форма:

Както се вижда, има дни, в които парите няма да ни стигнат, за да погасим задълженията си.

Какво включва финансовия мениджмънт

Освен анализ на отчетите, които ви представих, и вземане на адекватни мерки за подобряването на различните показатели, доброто управление на финансите в една фирма включва и дейности като финансови отношения с клиенти и доставчици. Често се работи в условия на отложено плащане и стриктното следене на продадените, но неплатени стоки и услуги, е от ключово значение за една фирма. Не едни и две са фалирали, заради забавяне при вземането на мерки при некоректни клиенти. Друг не по-малко важен процес е плащането на доставчици. Не мога да разбера търговците, които имат възможност за 7 и повече дни за отложено плащане, но не се възползват от него и дават парите на доставчиците веднага.

Съществени пропуски съм забелязал и при предприемачите, които разширяват дейността си или откриват нови обекти. Много малка част от тях изготвят финансов план за новия проект – колко ще струва той, какви допълнителни разходи ще се направят, какви ще са приходите, за колко години ще се върне инвестицията, може ли да се направи с външно финансиране и други. Да не говорим колко проекти са се провалили заради липса на пари. Не бързайте със заключенията. За добрите идеи винаги ще се намерят пари, стига предприемачите да си напишат „домашното“ и да предложат това, което търсят инвеститорите.

Кой ще управлява вашите фирмени финанси

Всички неща, за които си говорихме досега ще имат ефект, ако ги направите, но той ще е само временен. За да станат финансите на фирмата ваш приоритет, е добре да създадете процес, в който да са описани кога, кой и какво ще прави при управлението на фирмените ви финанси. Ясно е, че да се наеме добър финансов специалист е почти непосилно за малките и семейни фирми. Това означава, че някой трябва да се заеме с тази дейност и препоръката ми е това да е собственика на бизнеса. Знам, че звучи примамливо човек от екипа да го върши, но работата с пари е ключова сфера и аз не бих я оставил в ръцете на някой друг.