Това е втория казус от поредицата „Открито за комуникациите”, която правим заедно с екипа на Media Start. Ето го и него:

В този казус става въпрос за истински реализиран европейски проект. И то с истински бюджет! От съображения за сигурност няма да се спомене името на проекта, нито това на клиента. Няма да дам и точната сума като бюджет, но в процентно съотношение всичко ще е напълно точно и конкретно.

Проектът…

Случи ни се да работим по проект с фиксиран бюджет. Заданието се състоеше в това, да изработим рекламни материали (табели, флайери, научни студиа, брошури и т.н.) за бюджет от 30,000 лв.

Започна голямото писане на оферти и точни параметри за всеки един материал. Всеки детайл беше уточнен, всеки договор беше подписан. Отне ни няколко месеца да подготвим документите, а срокът за изпълнение беше 30 дена от подписването на договора.

Важно е да спомена, че след като се подпише техническата спецификация за материалите, агенцията няма право да ги променя или да доставя материали с други параметри: по-тънка хартия или блед печат.

И така, ние бяхме описали параметри за луксозна хартия и печат. Те бяха одобрени и… започнахме работа.

Казусът…

По време на изпълнението се изправихме пред огромен казус. Трябваше да измислим как да решим! В началото, когато течаха преговорите, аз няколко пъти изрично попитах дали ще трябват и рамки за табелите.  Отговорът всеки път беше “не”. По-късно, по време на реализацията, се оказа, че хората, които са писали проекта, пропуснали да споменат, че трябва да се изработят рамки (които бяха много на брой, с огромен размер).

Както се досещате вече, тези рамки са съвсем отделно перо – около 10-15% от целия бюджет.

Изпаднахме в изключително неприятна ситуация, за решението на която обсъждахме няколко варианта:

1. Да останем на позицията, че договорите вече са подписани, че това е тяхна грешка и ние ще изпълним само това, за което сме се договорили.
2. Да намалим параметрите на печатните материали, за да “избием” разхода за рамките.
3. Да поискаме допълнителен бюджет за изработване на рамките.
4. Да потърсим нискобюджетен материал и изработка.

Важният момент, който трябва да знаете е, че след като документите са подписани, посочените параметри на материалите трябва да се спазят стриктно. Техническата спецификация не може да бъде предоговорена. Това автоматично означава, че горните варианти отпадат. Бяхме изправени пред сериозен морален въпрос! Да, за нас беше точно такъв. Имаше два варианта: да им кажем, че те са били некоректни и да ги оставим „ да се оправят“ или да поемем всичко за наша сметка.

Борбата с вятърните мелници…

Първосигнално ни идваше да се движим по първия вариант. Това сякаш ни изглеждаше справедливо. След като обаче прегледахме отново ценностите си и отделихме няколко дена, за да може ситуацията да „отлежи“ и да я прегледаме от възможно повече гледни точки, решихме, че е въпрос на чест да не правим компромис с качеството. Може би никой нямаше да забележи, че дебелината на листите е смалена или цветовете не са толкова ярки, но за нас беше важно, че ние щяхме да знаем какво сме направили. А то щеше да бъде в разрез с начина ни на работа, за който сме се съгласили като екип.

Златната среда

Понякога има и такава. За да не оставим клиента си необслужен докрай, решихме, че можем да направим компромис със себе си в две посоки. От една страна, да помислим за нискобюджетен вариант на рамките, който нямаше да съответства на качеството на вече изработените табели. От друга страна, да „дадем от своето“. Имахме само няколко дена да намерим изпълнител, който да отговори на нашите изисквания. Успяхме! Въпреки че не бяхме изцяло удовлетворени от ситуацията, действахме бързо и в срок. Искахме да изпълним всичко по договор!

Е, направихме го!

Проект с малък бюджет. Задание в кратки срокове. Сложна работа с институции – български и чуждестранни. И не направихме компромис! Дори беше за наша сметка.

Вие какво щяхте да направите в тази ситуация?

Искате ли да получите професионални насоки за развитието на вашия бизнес?