Независимо дали имаме собствен бизнес или сме служители в частна компания, ние всеки ден участваме в някакви срещи. Обикновено те са само с колеги и едно „Иване, айде да се видим в 10 часа при мен да обсъдим бюджета” е достатъчно, но на част от служителите или управителите на фирмите се налага да се срещат с външни хора. Това може да са клиенти, доставчици, бизнес партньори или други. Но знаем ли какви са правилата при такива срещи?

Има доста статии и книги по тази тема, но са писани от чужденци и не отразяват условията за правене на бизнес в България. Те са полезни предимно на хората, които работят с чуждестранни партньори. Сега ще ви представя първоначалната бизнес среща в няколко стъпки:

1.  Уговаряне на срещата.

Обикновено, срещата се уговаря със секретарката (или асистента, както предпочитате) на човека, с който искате да се срещнете. Колкото по-голяма е фирмата, толкова по-трудно ще се доберете до нейния шеф или друг служител, който взема решенията. Много важно е да си уредите среща с правилния човек. Това най-често е собственика на фирмата, но може и да е на по-ниско ниво (зависи от случая), но не приемайте да се срещате с човек, от който не зависи вземането на решението. Само ще си загубите времето. 

И така, намерили сте координатите на точния човек и му звъните, за да си уредите среща с него. Вдига секретарката и ви пита „За кого да предам?”. Една грешна дума във вашето представяне и ще получите отговор от типа „Ще му предам, и ако прояви интерес, ще ви се обадя да организираме среща”. Затова се подгответе внимателно. „Усмихвайте се и говорете енергично по телефона” е изтъркана фраза, но много често действа. Сега е момента да дадете някаква кукичка на секретарката, нещо което ще я накара да ви включи в графика на нейния шеф. Това може да е нещо от сорта на „С нашия продукт вашата компания може да спестява по 10,000 лева на година”, но ако и кажете „Аз съм Георги Иванов и искам да ви представя нашия продукт” сте загубени.

2.  Запознаване с бизнес партньора.

Вече сте преодолели кучето-пазач (както нежно наричат секретарките) и имате среща със съответния човек. Отидете на срещата 5-10 минути по-рано, така ще имате възможност да разберете още нещо за фирмата. Докато чакате в приемната може да има тържество по случай получаването на някаква награда и това може да стане повод за кратък разговор в началото на срещата.

Когато човека е готов да ви приеме, секретарката ще ви повика. Влизате в кабинета му. Следва ръкостискане. То трябва да е нито прекалено силно, нито прекалено слабо (тип умряла риба). Представяте се и срещата може да започне. Ако има заседателна маса е важно събеседника да е или от отсрещната страна или на 90 градуса от вас. Това е защото над 70 процента от комуникацията е невербална и контакта с очи играе важна роля. Ако другия човек е седнал до вас, ще е трудно да го гледате в очите, нали?

Друго правило, свързано с невербалната комуникация е очите на всички участници в срещата да са на едно ниво. Това е принципа на равнопоставеност и според него, за да бъдат успешни едни преговори двете страни трябва да се чувстват равни. Ако един от участниците седи на по-високо от останалите той ще има подсъзнателно предимство. Много често в по-големите фирми бюрото на шефа е на нещо като подиум или стола му е по-висок от останалите. В тази случай може да му кажете „Може ли да дойдете тук на заседателната маса, защото искам да ви покажа някои неща по време на срещата”.

3.  Начало на срещата и размяна на визитки.

В този момент влиза секретарката и пита „Искате ли нещо за пиене?”. Аз никога не отказвам. Подсъзнателно предлагането на нещо и признак на гостоприемство и приемането на този жест е задължително. Обикновено искам само чаша минерална вода. Добър вариант е да поискате същото, като домакина.

Случвало ми се е да поискам кафе, а шефа на фирмата да каже „Е, то машината се развали. Яяя Ленче, отиди до кафе машината във фоайето и вземи две кафета. Имаш ли стотинки, че аз нямам…”. След този случай вече не искам кафе 🙂.

Междувременно, си оставяте палтото и се настанявате удобно. Присъствал съм на срещи, в които част от хората не си събличат връхните дрехи, което е признак, че най-вероятно бързат, а това няма да се възприеме добре от домакина. Затова трябва да се настаните удобно и да покажете, че се чувствате комфортно.   

Следва размяната на визитките. Тук, някои ще кажат, че „във всяка страна правилата са различни и в Япония визитката се подава с …”. От моя опит, мога да кажа, че езика на бизнеса е универсален във всички стани и всички компании. Не съм общувал с японци, но с европейци, руснаци, араби и американци и правилата на бизнес срещите са едни и същи. Отклоних се малко. Как се подава визитката – винаги с лицевата страна към този, която я взима. Така той има възможност да я прочете. В същото време, вие взимате неговата визитката, прочитате я за около 4-5 секунди и я оставяте пред вас, а не я пъхате в папката или в джоба.

Пак малко психология. Визитка на вашия събеседник е вещ, която той приема за своя и много лична. Ако вие се отнесете не както трябва с „неговата” вещ, сделка няма да има.    

А визитката я оставяте пред вас по две причини. Първата е да покажете уважение и втората е да не забравите името на събеседника. Собственото име на всеки човек се пази на специално място в неговия мозък и произнасянето му, го кара да се чувства важен (пробвайте го пред огледалото). Така че, е важно да казвате името на събеседника, колкото се може по-често.

Следва някакъв кратък разговор (американците са царе на small talks) преди същинските теми. Тази част е много важна. С нея нещата стават по-непринудени и гладко се преминава към следващата фаза.

Тук, чувам половината от вас да казват „Аз обичам нещата да се казват направо. Право куме у очи, един вид”. Но бизнес срещата е като игра на белот – ако държиш няколко коза и бързаш да ги изиграеш веднага, не винаги това е печеливша стратегия. Картите се броят накрая, нали? В този случай, отсрещната страна може да възприеме това бързане и припряност погрешно и да не се стигне до успешен край.

Бизнес срещата е като игра на белот Снимка:www.sxc.hu

4.  Протичане на срещата и нейния край.

След встъпителните думи пускате в действие целия си чар на обигран селски тарикат, т.е. търговец и ако се представите добре, в края на разговора ще имате договорка с другата страна, че ще правите общ бизнес. Дори да не сте впечатлили отсрещната страна и той да ви отреже (меко казано), не си тръгвайте веднага, а си уговорете нова среща. Да, правилно сте прочели. Правилната реплика е „Ако сега не се нуждаете от нашия продукт, може ли след 6 месеца пак да се чуем за среща. Тогава нещата може да са се променили”. Обикновено приемат, за да ви изгонят по-бързо. Тогава вие си записвате в органайзера „5 октомври 2012 г. да се обадя на г-н Хаджикостов от фирма Интермар Керамик Корпорейшън, с. Мало Крушево за среща”. Така, когато му звъннете през октомври той ще има смътен спомен, че ви е обещал среща и малко по-трудно ще се измъкне.

Първоначално мислех статията да се казва „4 лесни стъпки за бизнес среща”, но се отказах. Няма лесни стъпки и лесни правила при среща с нов бизнес партньор. Всяка среща е сама за себе си. Тук съм се опитал да систематизирам в една статия моя опит, книгите, които съм прочел и презентациите, на които съм бил (като Продажби и бизнес преговори на Христо Нейчев). Между другото, втората  му лекция от поредицата Bootcamp е на 10 април от 19:15 в зала 2005 на УНСС.